Anexo de transmisión de datos personales
Versión 2026-10-05 · Vigente desde el 5 de octubre de 2026
Este Anexo es el contrato de transmisión de datos personales previsto en los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 (antes artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013). Hace parte de los Términos y Condiciones del Servicio y se acepta junto con ellos.
1. Partes
- Responsable: el Cliente titular de la cuenta en G360 Workspace (copropiedad, empresa o administración), que decide sobre la base de datos y el tratamiento.
- Encargado: G360co S.A.S., NIT 901967190, que realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
2. Objeto y alcance
El Encargado tratará los datos personales que el Responsable cargue o genere en la plataforma únicamente para prestar el servicio contratado, durante su vigencia y hasta la supresión definitiva prevista en la sección 10 de los Términos.
3. Titulares y categorías de datos
| Titulares | Datos habituales |
|---|---|
| Residentes, propietarios, arrendatarios y visitantes | Identificación, contacto, unidad, vehículos, mascotas, reservas, autorizaciones de ingreso, PQRS, cartera y pagos. |
| Empleados y contratistas del Responsable | Identificación, contacto, datos laborales, nómina, seguridad social y soportes. |
| Proveedores y clientes del Responsable | Identificación, contacto, información tributaria, facturas, pagos y cartera. |
| Usuarios del ERP y de la app | Correo, nombre, perfil, registros de acceso y auditoría. |
| Contactos por WhatsApp y correo | Número, nombre, contenido de mensajes y preferencias de baja, cuando el Responsable activa esos canales. |
El Responsable evitará cargar datos sensibles o de menores de edad, salvo que sea necesario para su actividad y cuente con la autorización que exige la ley (Ley 1581 de 2012, arts. 6 y 7).
4. Actividades del Encargado
- Alojar, almacenar y procesar los datos en la infraestructura del servicio.
- Generar documentos, reportes, facturas electrónicas y su envío a la DIAN por instrucción del Responsable.
- Enviar mensajes por correo, notificaciones push y WhatsApp cuando el Responsable los configure.
- Realizar copias de seguridad cifradas, restauraciones y soporte técnico.
- Generar exportaciones de datos a solicitud del Responsable.
5. Instrucciones del Responsable
El Encargado trata los datos solo según las instrucciones del Responsable. La configuración que el Responsable hace en la plataforma (módulos, usuarios, plantillas, canales e integraciones) y sus solicitudes escritas a soporte constituyen sus instrucciones documentadas. El Encargado informará si considera que una instrucción es contraria a la ley.
6. Obligaciones del Encargado
Conforme al artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, el Encargado se obliga a:
- Tratar los datos según los principios de la Ley 1581 de 2012 y la política de tratamiento del Responsable.
- No usar los datos para fines propios, no venderlos y no comunicarlos a terceros distintos de sus subencargados, salvo orden de autoridad competente.
- Conservar los datos con las medidas de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
- Garantizar la confidencialidad de su personal y limitar el acceso a quienes lo necesiten.
- Permitir el acceso a los datos solo a personas autorizadas por el Responsable o por la ley.
- Actualizar, rectificar o suprimir datos cuando el Responsable lo indique. La mayoría de estas acciones las puede hacer directamente el Responsable desde la plataforma.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya ordenado la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información, en coordinación con el Responsable.
7. Obligaciones del Responsable
Conforme al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable debe solicitar y conservar la autorización de los titulares, informarles la finalidad del tratamiento, tener su política de tratamiento, atender consultas y reclamos, inscribir sus bases de datos en el RNBD cuando corresponda y suministrar al Encargado solo datos tratados legítimamente.
8. Medidas de seguridad
- Base de datos separada por Cliente y control de acceso por perfiles.
- Autenticación de usuarios gestionada por un proveedor de identidad y sesiones controladas.
- Cifrado en tránsito (TLS) y copias de seguridad cifradas con AES-256-GCM.
- Credenciales de integraciones guardadas cifradas y nunca devueltas al navegador.
- Acciones sensibles del personal de G360co (descarga, restauración o eliminación de copias, exportación en nombre del Cliente) limitadas a operadores autorizados, con motivo obligatorio y registro de auditoría.
9. Subencargados
El Responsable autoriza de forma general al Encargado a contratar los subencargados publicados en la página de subencargados. El Encargado les impone por escrito obligaciones de protección de datos equivalentes y responde frente al Responsable por su cumplimiento. Los cambios se notifican según la sección 13 de los Términos.
10. Transmisiones internacionales
Algunos subencargados alojan o procesan datos fuera de Colombia. Al tratarse de transmisiones regidas por este contrato, conforme al artículo 2.2.2.25.5.1 del Decreto 1074 de 2015 no requieren informar al titular ni obtener su consentimiento, siempre que se cumplan las condiciones de este Anexo. El Encargado procurará que los proveedores ofrezcan niveles adecuados de protección y medidas contractuales y técnicas apropiadas.
11. Derechos de los titulares
Si el Encargado recibe directamente una consulta, reclamo o solicitud de un titular sobre datos del Responsable, la trasladará al Responsable dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, para que este pueda responder en los plazos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. El Encargado dará al Responsable la asistencia técnica razonable para atenderla.
12. Supresión, copias de seguridad y restauraciones
Las supresiones se ejecutan en la plataforma en producción; las copias de seguridad desaparecen al vencer su retención (14 días las diarias y 60 días las manuales). El Encargado registra las supresiones que ejecuta por solicitud del Responsable y, si restaura una copia anterior, las vuelve a aplicar tan pronto termina la restauración.
13. Incidentes de seguridad
El Encargado notificará al Responsable sin dilación indebida cualquier incidente que afecte sus datos, con la información disponible (naturaleza, datos y titulares afectados, medidas adoptadas y contacto), y colaborará para que el Responsable pueda reportarlo a la Superintendencia de Industria y Comercio y, si corresponde, a los titulares.
14. Terminación: devolución y supresión
Al terminar el servicio, el Responsable podrá descargar sus datos durante 60 días. Luego el Encargado los suprimirá de forma permanente y conservará una copia final cifrada durante 60 días adicionales, solo para reclamaciones, requerimientos de autoridad o recuperación a solicitud expresa del Responsable. El detalle está en la sección 10 de los Términos.
15. Verificación
El Responsable puede solicitar por escrito, hasta una vez al año y con aviso razonable, información documentada sobre las medidas de seguridad y el cumplimiento de este Anexo. El Encargado responderá sin revelar información de otros clientes ni comprometer la seguridad del servicio.
16. Vigencia
Este Anexo rige mientras el Encargado trate datos del Responsable. Las obligaciones de confidencialidad y seguridad subsisten hasta la supresión de la copia final.
Contacto del Encargado para asuntos de datos personales: privacidad@g360co.com